AV y salas de reuniones
Una sala está lista cuando la imagen, el sonido y la conexión funcionan a la vez. Equipamos salas de reuniones y eventos con pantallas, altavoces, micrófonos y escenario, incluidos la red y el cableado que hay detrás.
Una sala de reuniones falla en la parte que no es de nadie
En casi todas las oficinas la pantalla es de servicios generales, el portátil de IT, el sonido de quien lo instaló y el cableado de quien pasó por allí el último. Eso aguanta hasta que una sala tiene que estar lista a las nueve para una sesión que no se puede mover, y resulta que nadie responde del conjunto.
Asumimos la sala como una sola cosa: la pantalla, el audio, los micrófonos, el escenario si lo hay, y la red y el cableado que lo sostienen. Una sola empresa, un solo interlocutor y un solo momento de entrega en el que la sala funciona de forma demostrable.
Esto compensa si organiza reuniones y eventos, si las salas deben estar listas en una fecha que no se mueve, o si prefiere un proveedor por sala en vez de cuatro. ¿Una pantalla en una sala pequeña y ningún evento? Entonces basta con un kit de sala de su proveedor habitual, y se lo diremos.
De qué nos ocupamos
- Pantallas y displays. Montaje, conexión y configuración, para que un portátil conecte sin buscar el cable o el adaptador correcto.
- Sonido y micrófonos. Altavoces y micrófonos ajustados a la sala y probados al volumen al que la sala se usa de verdad.
- Escenario. Con la especificación del escenario empleado y su capacidad de carga, para que se sepa qué puede colocarse encima antes de montarlo.
- Instalación por personal formado. El montaje lo hacen personas formadas para ello, y tras el montaje firmamos que está construido según las instrucciones del fabricante y es seguro para su uso.
- Red y cableado. La conexión que hay detrás de la sala, de la toma al punto de acceso, para que la imagen y el sonido no dependan de la red de invitados.
- Reuniones y eventos. Montaje, apoyo in situ durante el evento y desmontaje después, planificado alrededor de su programa y no a través de él.
De una sala de reuniones a una planta entera
Equipar una sala y equipar veinte es técnicamente el mismo trabajo, pero la pregunta de fondo cambia. Con una sala se trata de que una reunión empiece sin pelearse con los cables. Con veinte se trata de que todas funcionen igual, para que nadie tenga que aprender qué botón hace qué en cada sala.
Entregamos ambas del mismo modo: montado, probado con una reunión real dentro y con una breve instrucción para quienes usan la sala. Con varias salas se añade una configuración estándar, de manera que una avería se resuelve igual en todas partes.
- Entregado tras una prueba real No conectado y abandonado, sino probado con una reunión y solo entonces traspasado.
- El mismo manejo en todas Con varias salas una sola configuración, para que usuarios y soporte no aprendan sala por sala.
- Cableado que se queda quieto Oculto y etiquetado, porque la mayoría de las averías AV son cables sueltos y no equipos estropeados.
De recorrer la sala a una entrega firmada
El plazo depende del tamaño de la sala y de si hay escenario. Esta es la ruta que seguimos de forma estándar.
Recorrer la sala
Miramos el espacio, las líneas de visión, la corriente y la red. Lo que funciona en una sala cuadrada no funciona automáticamente en una alargada.
Especificación y presupuesto
Qué equipos, qué escenario, qué capacidad de carga y quién estará allí. Sobre el papel antes de pedir nada, con la evaluación de riesgos y el procedimiento de trabajo incluidos.
Instalación y conformidad
Montaje por personal formado, seguido de una conformidad por escrito de que la instalación se ha construido según las instrucciones del fabricante y es segura.
Apoyo el día del evento
Alguien in situ o localizable durante su evento, para que un micrófono que se cae cueste un minuto en vez de interrumpir el programa.
La documentación que le pedirá su equipo de servicios generales
El trabajo en el edificio de otro solo empieza cuando la documentación está en orden. Estos son los elementos que aportamos de serie.
- Evaluación de riesgos y procedimiento por proyectoUna evaluación de riesgos y un procedimiento de trabajo, para que su equipo de servicios generales sepa de antemano qué pasa en el edificio y cuándo.
- Evaluación de riesgos laborales verificadaNuestro inventario y evaluación de riesgos está verificado por un técnico de prevención con certificación SKO.
- Seguro de responsabilidad civilCobertura de hasta 2.500.000 EUR por siniestro, con las condiciones de la póliza disponibles a petición.
- Capacidad de carga por escritoLa especificación del escenario empleado, para que quede establecido qué puede colocarse encima antes de montarlo.
- Conformidad tras el montajeConfirmación por escrito de que la instalación se ha montado según las instrucciones del fabricante y es segura para su uso.
- Instaladores formadosQuienes lo montan están formados para ese trabajo, no tomados prestados esa mañana de otra tarea.
- Una sola empresa para sala y redPantalla, audio y la conexión que hay detrás de un solo proveedor, para que una avería tenga un solo responsable.
- Probado antes de necesitarloLa sala se prueba con los equipos y al volumen con los que se va a usar de verdad, no se enciende una vez y ya está.
La mañana del evento es mal momento para descubrir que falta un cable
Casi nada de lo que falla en una sala es el equipo. Es un adaptador que no encaja, un micrófono que nadie emparejó o un escenario que resulta estar delante de una salida de emergencia. Todo eso se evita el día antes.
- Montado y probado de antemanoLa sala se monta y se repasa antes del día señalado, con los portátiles y las conexiones que se van a usar de verdad.
- Un ensayo con quien presentaQuien abre la sesión sabe dónde está el micrófono, cómo compartir pantalla y a quién llamar. Eso evita que los diez primeros minutos se vayan en tecnología.
- Repuestos en el sitioAdaptadores, cables y un micrófono de repuesto están allí sin más. Una avería en mitad del programa no es el momento de ponerse a conducir.
- Desmontado cuando a usted le convieneDesmontaje después del programa o a la mañana siguiente, acordado de antemano para que la sala quede libre cuando el edificio la necesita.
Con qué conecta
Una sala se apoya en los equipos y en la red que la rodean. Estos servicios se ocupan de esa base.
Preguntas que nos hacen sobre esto
Las más habituales, respondidas en breve.
¿Por qué falla tan a menudo la técnica en una sala de reuniones?
Porque una sala tropieza con la parte que no es de nadie. La pantalla viene de un proveedor, el audio de otro y la red de un tercero, y ante una avería cada uno señala al siguiente. Nosotros entregamos la sala como conjunto, incluido el cableado intermedio.
¿Qué se entrega exactamente?
Una sala que funciona de forma demostrable, con un acta de entrega firmada y la documentación que pide su equipo de instalaciones. Pantallas, audio, micrófonos, tarima si hace falta y el cableado, montado por personas formadas para ello.
¿Pueden encargarse de un evento puntual?
Sí. Montaje, presencia durante la jornada y desmontaje al terminar o a la mañana siguiente, acordado de antemano para que la sala quede libre cuando el edificio la necesite. La mañana del evento es mal momento para un cable que falta.
¿Trabajan con Teams o con Zoom?
Con ambos, y la elección se deriva de lo que ya usa. Suministramos Yealink, Poly, Cisco y Logitech entre otros, y el conjunto adecuado depende del tamaño de la sala y de cómo se use. Una sala pequeña pide algo distinto que un auditorio.
¿Funciona con Teams y también con Zoom?
Sí. Suministramos salas certificadas para Teams Rooms o Zoom Rooms, y salas que funcionan con ambos y además con lo que traiga su invitado. Esto último suele ser el requisito que más pesa: la sala tiene que funcionar cuando entra alguien de fuera con otro servicio de reuniones y un portátil que usted no ha visto nunca.
¿Pueden actualizar una sala de reuniones existente?
A menudo sí. Una pantalla que sigue siendo buena se queda; lo que suele haber que cambiar es la cámara, el audio y el control, porque ahí está la queja. Primero medimos cómo suena la sala (una sala con cristal y suelo duro tiene un problema distinto al de una sala con moqueta) y el resultado decide si es cuestión de otro equipamiento o de la propia sala.
¿Quién lo resuelve si la sala falla cinco minutos antes de una reunión?
El mismo service desk que para el resto de su IT, con las salas dentro de la misma monitorización. Esa es la razón para no dejar el AV en manos de un proveedor aparte: cuando una sala falla, casi nunca está claro si es la pantalla o la red, y con dos proveedores eso se convierte en una conversación en lugar de una solución. Las salas de uso intensivo las vigilamos, para que una cámara averiada se vea antes de que empiece la reunión.
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Nuestras propias certificaciones
ITproposal está certificada en ISO 9001 (calidad), ISO/IEC 27001 (seguridad de la información) e ISO 14001 (medio ambiente). Eso dice algo sobre cómo trabajamos y cómo sometemos nuestros propios procesos a auditoría; no es una certificación que usted herede de nosotros.
Tenga la sala funcionando antes de que llegue el primer invitado
Díganos qué sala, qué fecha y si hay escenario. La recorreremos y pondremos por escrito la especificación, la evaluación de riesgos y el precio.
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