AV & Vergaderruimtes
Een ruimte is klaar als het beeld, het geluid en de verbinding tegelijk werken. Wij richten vergaderruimtes en events in met schermen, luidsprekers, microfoons en podium, inclusief het netwerk en de bekabeling erachter.
Een vergaderruimte struikelt over het stuk dat van niemand is
In de meeste kantoren is het scherm van facilitair, de laptop van IT, het geluid van wie het ooit ophing en de bekabeling van wie er het laatst was. Dat houdt stand tot een ruimte om negen uur klaar moet zijn voor een sessie die niet kan verschuiven, en dan blijkt niemand verantwoordelijk voor het geheel.
Wij nemen de ruimte als één geheel over: het scherm, de audio, de microfoons, het podium als dat er is, en het netwerk en de bekabeling die het dragen. Eén partij, één aanspreekpunt en één opleveringsmoment waarop de ruimte aantoonbaar werkt.
Dit loont als je meetings en events organiseert, als ruimtes klaar moeten zijn op een datum die niet schuift, of als je liever één leverancier hebt voor een ruimte dan vier. Eén scherm in een kleine ruimte en geen events? Dan volstaat een roomkit van je vaste leverancier, en dat zeggen we ook.
Wat we overnemen
- Schermen en displays. Ophangen, aansluiten en configureren, zodat een laptop verbinding maakt zonder zoektocht naar de juiste kabel of adapter.
- Geluid en microfoons. Luidsprekers en microfoons afgestemd op de ruimte en getest op het volume waarop de ruimte echt gebruikt wordt.
- Podium. Inclusief de specificatie van het gebruikte podium en de belastbaarheid, zodat vooraf vaststaat wat erop mag.
- Opbouw door getraind personeel. De opstelling wordt gebouwd door mensen die daarvoor getraind zijn, en na opbouw tekenen wij af dat het volgens de instructies van de fabrikant is opgebouwd en veilig te gebruiken is.
- Netwerk en bekabeling. De verbinding achter de ruimte, van wandcontactdoos tot accesspoint, zodat beeld en geluid niet van het gastennetwerk afhangen.
- Meetings en events. Opbouw, ondersteuning op locatie tijdens het event en afbouw achteraf, gepland rond je programma in plaats van er dwars doorheen.
Van één vergaderruimte tot een hele verdieping
Eén ruimte inrichten en er twintig inrichten is technisch hetzelfde werk, maar de vraag erachter verschilt. Bij één ruimte gaat het erom dat een vergadering begint zonder gedoe met kabels. Bij twintig gaat het erom dat elke ruimte hetzelfde werkt, zodat niemand hoeft te leren welke knop het in welke kamer doet.
Wij leveren beide op dezelfde manier op: gemonteerd, getest met een echte vergadering erin, en met een korte instructie voor de mensen die de ruimte gebruiken. Bij meerdere ruimtes komt daar één standaardinrichting bij, zodat een storing overal op dezelfde manier wordt opgelost.
- Opgeleverd na een echte test Niet aangesloten en achtergelaten, maar getest met een vergadering en pas daarna overgedragen.
- Overal dezelfde bediening Bij meerdere ruimtes één inrichting, zodat gebruikers en support niet per kamer hoeven te leren.
- Bekabeling die blijft zitten Weggewerkt en gelabeld, want de meeste AV-storingen zijn losse kabels en geen defecte apparatuur.
Van een rondje door de ruimte tot een getekende oplevering
De doorlooptijd hangt af van de omvang van de ruimte en of er een podium bij komt. Dit is de route die we standaard volgen.
Rondje door de ruimte
We kijken naar de ruimte, de zichtlijnen, de stroom en het netwerk. Wat werkt in een vierkante zaal werkt niet vanzelf in een langgerekte.
Specificatie en offerte
Welke apparatuur, welk podium, welke belastbaarheid en wie er op locatie staat. Op papier voordat er iets besteld wordt, inclusief de risicobeoordeling en werkmethode.
Opbouw en oplevering
Opbouw door getraind personeel, gevolgd door een schriftelijke oplevering dat de opstelling volgens de instructies van de fabrikant is gebouwd en veilig te gebruiken is.
Ondersteuning op de dag
Iemand op locatie of bereikbaar tijdens je event, zodat een microfoon die uitvalt een minuut kost in plaats van het programma te onderbreken.
De papieren waar je facilitair team om vraagt
Werken in andermans gebouw begint pas als de documentatie klopt. Dit zijn de onderdelen die we standaard leveren.
- RAMS per projectEen risicobeoordeling en werkmethode voor het werk, zodat je facilitair team vooraf weet wat er wanneer in het gebouw gebeurt.
- Geverifieerde RI&EOnze risico-inventarisatie en -evaluatie is getoetst door een SKO-gecertificeerde veiligheidskundige.
- AansprakelijkheidsverzekeringGedekt tot EUR 2.500.000 per aanspraak, met het polisblad op aanvraag beschikbaar.
- Belastbaarheid op papierDe specificatie van het gebruikte podium, zodat vóór de opbouw vaststaat wat erop geplaatst mag worden.
- Oplevering na opbouwSchriftelijke bevestiging dat de opstelling volgens de instructies van de fabrikant is opgebouwd en veilig te gebruiken is.
- Getrainde monteursDe mensen die het bouwen zijn daarvoor getraind, niet die ochtend van een andere klus geleend.
- Eén partij voor ruimte en netwerkScherm, audio en de verbinding erachter van één leverancier, zodat een storing één eigenaar heeft.
- Getest voordat je het nodig hebtDe ruimte wordt getest met de apparatuur en op het volume waarop hij echt gebruikt wordt, niet alleen even aangezet.
De ochtend van het event is het verkeerde moment voor een ontbrekende kabel
Wat er in een ruimte misgaat is zelden de apparatuur. Het is een adapter die niet past, een microfoon die niemand gekoppeld heeft, of een podium dat voor een nooduitgang blijkt te staan. Dat is allemaal de dag ervoor te voorkomen.
- Vooraf opgebouwd en getestDe ruimte wordt vóór de dag zelf opgebouwd en doorlopen, met de laptops en verbindingen die echt gebruikt gaan worden.
- Een doorloop met je gastheerWie de sessie opent weet waar de microfoon ligt, hoe je een scherm deelt en wie je belt. Dat voorkomt dat de eerste tien minuten aan techniek opgaan.
- Reserveonderdelen op locatieAdapters, kabels en een reservemicrofoon liggen er gewoon. Een storing tijdens een programma is niet het moment om te gaan rijden.
- Afbouw wanneer het jou uitkomtAfbouw na het programma of de volgende ochtend, vooraf afgesproken zodat de ruimte vrij is wanneer het gebouw hem terug nodig heeft.
Waar dit op aansluit
Een ruimte leunt op de apparatuur en het netwerk eromheen. Deze diensten verzorgen die basis.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Waarom loopt het zo vaak vast op de techniek in een vergaderruimte?
Omdat een vergaderruimte struikelt over het stuk dat van niemand is. Het scherm komt van de ene partij, de audio van de andere en het netwerk van een derde, en bij een storing wijst iedereen naar de volgende. Wij leveren de ruimte als geheel op, inclusief de bekabeling ertussen.
Wat wordt er precies opgeleverd?
Een ruimte die aantoonbaar werkt, met een getekende oplevering en de papieren waar je facilitair team om vraagt. Schermen, audio, microfoons, eventueel podium en de bekabeling, gemonteerd door mensen die daarvoor getraind zijn.
Kunnen jullie ook een eenmalig evenement doen?
Ja. Opbouw, bemensing tijdens de dag en afbouw na afloop of de volgende ochtend, vooraf afgesproken zodat de ruimte vrij is wanneer het gebouw hem weer nodig heeft. De ochtend van het event is het verkeerde moment voor een ontbrekende kabel.
Werken jullie met Teams of met Zoom?
Met allebei, en de keuze volgt uit wat je al gebruikt. We leveren onder meer Yealink, Poly, Cisco en Logitech, en welke set past hangt af van de grootte van de ruimte en hoe hij gebruikt wordt. Een kleine overlegkamer vraagt iets anders dan een zaal.
Werkt het met Teams én met Zoom?
Ja. We leveren zalen die gecertificeerd zijn voor Teams Rooms of Zoom Rooms, en zalen die met allebei werken plus met wat je gast meebrengt. Dat laatste is meestal de eis die het zwaarst weegt: de zaal moet het ook doen als er iemand van buiten binnenloopt met een andere vergaderdienst en een laptop die je nog nooit hebt gezien.
Kunnen jullie een bestaande vergaderruimte upgraden?
Vaak wel. Een scherm dat nog goed is blijft hangen; wat er meestal vervangen moet worden is de camera, het geluid en de bediening, want daar zit de klacht. We meten eerst hoe de ruimte klinkt (een zaal met glas en een harde vloer heeft een ander probleem dan een zaal met tapijt) en de uitkomst bepaalt of het een kwestie is van andere apparatuur of van iets aan de ruimte zelf.
Wie lost het op als de zaal het niet doet, vijf minuten voor een vergadering?
Dezelfde servicedesk als voor de rest van je IT, met de zalen in dezelfde monitoring. Dat is de reden om AV niet bij een aparte partij onder te brengen: bij een storing in een vergaderruimte is de vraag zelden of het aan het scherm of aan het netwerk ligt, en met twee leveranciers wordt dat een gesprek in plaats van een oplossing. Zalen die vaak gebruikt worden houden we in de gaten, zodat een defecte camera opvalt voordat de vergadering begint.
De merken hierboven, per merk
Wat het merk maakt, welke lijnen we ervan leveren en wat we eromheen doen.
Dieper op dit onderwerp
Pagina’s die één vraag uit deze dienst uitwerken.
Onze eigen certificeringen
ITproposal is gecertificeerd voor ISO 9001 (kwaliteit), ISO/IEC 27001 (informatiebeveiliging), ISO 14001 (milieu) en Kiwa NEN 4400-1 (inlening en detachering). Dat zegt iets over hoe wij werken en hoe wij onze eigen processen laten toetsen; het is geen certificering die je van ons overneemt.
Zorg dat de ruimte werkt voordat de eerste gast binnenkomt
Vertel ons om welke ruimte het gaat, welke datum en of er een podium bij komt. Wij lopen hem door en zetten de specificatie, de risicobeoordeling en de prijs op papier.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.