Audiovisuel et salles de réunion
Une salle est prête quand l’image, le son et la connexion fonctionnent en même temps. Nous équipons salles de réunion et événements en écrans, enceintes, micros et scène, y compris le réseau et le câblage qui les portent.
Une salle de réunion échoue sur la partie qui n’appartient à personne
Dans la plupart des bureaux, l’écran relève des services généraux, le portable de l’informatique, le son de celui qui l’a installé et le câblage du dernier passé par là. Cela tient jusqu’au jour où une salle doit être prête à neuf heures pour une séance immuable, et où l’on découvre que personne n’est responsable de l’ensemble.
Nous prenons la salle comme un tout : l’écran, l’audio, les micros, la scène s’il y en a une, et le réseau et le câblage qui portent l’ensemble. Un seul acteur, un seul interlocuteur et une seule remise au cours de laquelle la salle fonctionne de manière démontrable.
Cela vaut la peine si vous organisez des réunions et des événements, si des salles doivent être prêtes à une date immuable, ou si vous préférez un fournisseur par salle plutôt que quatre. Un écran dans une petite salle et aucun événement ? Un kit de salle de votre fournisseur habituel suffira, et nous vous le dirons.
Ce que nous prenons en charge
- Écrans et afficheurs. Fixation, raccordement et configuration, pour qu’un portable se connecte sans chasse au bon câble ou au bon adaptateur.
- Son et micros. Des enceintes et des micros adaptés à la salle et testés au volume auquel la salle est réellement utilisée.
- Scène. Y compris la spécification de la scène utilisée et sa charge admissible, pour que l’on sache ce qui peut y être posé avant de la monter.
- Installation par des personnes formées. Le montage est réalisé par des personnes formées pour cela, et nous attestons après montage qu’il est conforme aux instructions du fabricant et sûr à l’usage.
- Réseau et câblage. La liaison derrière la salle, de la prise au point d’accès, pour que l’image et le son ne dépendent pas du réseau invité.
- Réunions et événements. Montage, assistance sur place pendant l’événement et démontage ensuite, planifiés autour de votre programme et non au travers.
D’une salle de réunion à un étage entier
Équiper une salle et en équiper vingt est techniquement le même travail, mais la question derrière diffère. Avec une salle, il s’agit qu’une réunion démarre sans bataille de câbles. Avec vingt, il s’agit que chaque salle fonctionne pareil, pour que personne n’ait à apprendre quel bouton fait quoi dans quelle pièce.
Nous livrons les deux de la même façon : posé, testé avec une vraie réunion dedans, et avec une courte instruction pour ceux qui utilisent la salle. À plusieurs salles s’ajoute une installation standard, si bien qu’une panne se résout partout de la même manière.
- Livré après un vrai test Pas branché puis laissé, mais testé avec une réunion et seulement ensuite remis.
- La même commande partout À plusieurs salles une seule installation, pour que les utilisateurs et le support n’apprennent pas salle par salle.
- Un câblage qui reste en place Encastré et étiqueté, car la plupart des pannes AV sont des câbles débranchés et non du matériel défectueux.
De la visite de la salle à une remise signée
Le délai dépend de la taille de la salle et de la présence ou non d’une scène. Voici le parcours que nous suivons par défaut.
Visiter la salle
Nous regardons l’espace, les lignes de vue, l’électricité et le réseau. Ce qui marche dans une salle carrée ne marche pas automatiquement dans une salle en longueur.
Spécification et devis
Quel matériel, quelle scène, quelle charge admissible et qui sera sur place. Par écrit avant toute commande, avec l’analyse de risques et le mode opératoire.
Installation et attestation
Montage par des personnes formées, suivi d’une attestation écrite indiquant que l’installation est conforme aux instructions du fabricant et sûre à l’usage.
Assistance le jour J
Quelqu’un sur place ou joignable pendant votre événement, pour qu’un micro qui lâche coûte une minute au lieu d’interrompre le programme.
Les documents que vos services généraux vont demander
Une intervention dans le bâtiment d’un tiers ne commence qu’une fois le dossier en ordre. Voici les éléments que nous fournissons de série.
- Analyse de risques et mode opératoire par projetUne analyse de risques et un mode opératoire pour l’intervention, pour que vos services généraux sachent à l’avance ce qui se passe dans le bâtiment et quand.
- Document unique vérifiéNotre inventaire et évaluation des risques est vérifié par un expert en sécurité certifié SKO.
- Assurance responsabilité civileCouverture jusqu’à 2 500 000 EUR par sinistre, conditions particulières disponibles sur demande.
- La charge admissible par écritLa spécification de la scène utilisée, pour que ce qui peut y être posé soit établi avant le montage.
- Attestation après montageConfirmation écrite que l’installation est montée conformément aux instructions du fabricant et sûre à l’usage.
- Des installateurs formésLes personnes qui montent sont formées pour ce travail, pas empruntées le matin même à une autre tâche.
- Un seul acteur pour la salle et le réseauÉcran, audio et la liaison derrière, chez un seul fournisseur, pour qu’une panne ait un seul responsable.
- Testé avant que vous en ayez besoinLa salle est testée avec le matériel et au volume auxquels elle servira réellement, pas simplement allumée une fois.
Le matin de l’événement est le mauvais moment pour découvrir qu’un câble manque
L’essentiel de ce qui déraille dans une salle n’est pas le matériel. C’est un adaptateur qui ne rentre pas, un micro que personne n’a appairé, ou une scène qui se trouve devant une issue de secours. Tout cela s’évite la veille.
- Monté et testé à l’avanceLa salle est montée et parcourue avant le jour même, avec les portables et les liaisons qui serviront réellement.
- Une répétition avec votre animateurLa personne qui ouvre la séance sait où est le micro, comment partager un écran et qui appeler. Cela évite que les dix premières minutes partent en technique.
- Des pièces de rechange sur placeAdaptateurs, câbles et un micro de secours sont simplement là. Une panne en plein programme n’est pas le moment de prendre la route.
- Démonté quand cela vous arrangeDémontage après le programme ou le lendemain matin, convenu à l’avance pour que la salle soit libre quand le bâtiment en a besoin.
Ce à quoi cela se raccorde
Une salle s’appuie sur le matériel et le réseau qui l’entourent. Ces services prennent en charge cette base.
Les questions qu’on nous pose
Celles qui reviennent le plus, en bref.
Pourquoi la technique d’une salle de réunion échoue-t-elle si souvent ?
Parce qu’une salle bute sur la partie qui n’appartient à personne. L’écran vient d’un prestataire, l’audio d’un autre et le réseau d’un troisième, et en cas de panne chacun désigne le suivant. Nous livrons la salle comme un ensemble, câblage intermédiaire compris.
Que livrez-vous exactement ?
Une salle qui fonctionne de manière démontrable, avec une réception signée et les documents que réclame votre service des installations. Écrans, audio, micros, estrade le cas échéant et le câblage, montés par des personnes formées pour cela.
Pouvez-vous assurer un événement ponctuel ?
Oui. Montage, présence pendant la journée et démontage à la fin ou le lendemain matin, convenu à l’avance pour que la salle soit libre quand le bâtiment en a besoin. Le matin de l’événement est le mauvais moment pour un câble manquant.
Travaillez-vous avec Teams ou avec Zoom ?
Avec les deux, et le choix découle de ce que vous utilisez déjà. Nous livrons entre autres Yealink, Poly, Cisco et Logitech, et l’ensemble adapté dépend de la taille de la salle et de son usage. Une petite salle appelle autre chose qu’un auditorium.
Cela fonctionne-t-il avec Teams comme avec Zoom ?
Oui. Nous livrons des salles certifiées Teams Rooms ou Zoom Rooms, et des salles qui fonctionnent avec les deux ainsi qu’avec ce qu’apporte votre invité. Ce dernier point est généralement l’exigence qui pèse le plus : la salle doit fonctionner quand quelqu’un de l’extérieur entre avec un autre service de réunion et un ordinateur que vous n’avez jamais vu.
Pouvez-vous moderniser une salle de réunion existante ?
Souvent oui. Un écran encore bon reste au mur ; ce qu’il faut généralement remplacer, c’est la caméra, le son et la commande, car c’est là que se situe la plainte. Nous mesurons d’abord comment la salle sonne (une salle avec du verre et un sol dur n’a pas le même problème qu’une salle avec de la moquette) et le résultat détermine s’il s’agit d’autre matériel ou de la salle elle-même.
Qui intervient si la salle ne fonctionne pas cinq minutes avant une réunion ?
Le même service desk que pour le reste de votre informatique, avec les salles dans la même supervision. C’est la raison de ne pas confier l’audiovisuel à un prestataire distinct : quand une salle de réunion tombe, la question est rarement de savoir si c’est l’écran ou le réseau, et avec deux fournisseurs cela devient une discussion au lieu d’une réparation. Les salles très utilisées sont surveillées, pour qu’une caméra en panne se voie avant le début de la réunion.
Les marques ci-dessus, une page par marque
Ce que fabrique la marque, quelles gammes nous fournissons et ce que nous faisons autour.
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Nos propres certifications
ITproposal est certifiée ISO 9001 (qualité), ISO/IEC 27001 (sécurité de l’information) et ISO 14001 (environnement). Cela dit quelque chose sur notre façon de travailler et sur la manière dont nous faisons auditer nos propres processus ; ce n’est pas une certification que vous reprenez de nous.
Ayez la salle opérationnelle avant l’arrivée du premier invité
Dites-nous quelle salle, quelle date et s’il y a une scène. Nous la visiterons et mettrons par écrit la spécification, l’analyse de risques et le prix.
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