Retail-IT voor mkb en enterprise
Kassa’s die afrekenen, filialen die online blijven en support die weet dat donderdagmiddag geen moment is voor een storing. Wij beheren de complete IT-keten van winkelvloer tot hoofdkantoor.
In retail merkt de klant elke storing meteen
Een klant die vijf minuten voor een kassa staat te wachten, ziet geen IT-probleem. Die ziet een winkel die niet op orde is.
Retail-IT raakt direct de klantbeleving: als de pinterminal vastloopt, de voorraadstand niet klopt of het filiaal zijn verbinding verliest, merk je dat dezelfde dag in je omzet.
Tegelijk is de IT-omgeving van een keten lastiger dan die van één kantoor. Je hebt tientallen locaties met eigen hardware, wisselend personeel zonder IT-achtergrond, betaalsystemen met eigen certificeringseisen en een webshop die aan diezelfde voorraad hangt. Vaak zijn die lagen bij verschillende leveranciers ondergebracht, waardoor een storing vooral een zoektocht wordt naar wie hem oppakt.
Wij nemen die keten als geheel over. Kassasystemen, filiaalnetwerk, camerabeveiliging, de koppeling tussen winkel en webshop, en de servicedesk waar je winkelpersoneel naartoe belt, onder één afspraak en met serviceniveaus die per locatie hetzelfde zijn. Retail is onze kernsector, dus het ritme van de winkelvloer is ons vertrouwd.
Retail-IT voor kleinere ketens
Bij een handvol winkels is winkelautomatisering het onderwerp waar niemand voor is aangenomen. De kassaleverancier doet de kassa, de provider doet de verbinding, de bewaking doet de camera’s, en als de pinautomaat op zaterdagmiddag uitvalt weet niemand wie hij moet bellen. Ondertussen staat er een rij.
Wij worden dat ene nummer. Wij kennen jouw kassa’s, jouw verbinding en jouw openingstijden, en we zijn bereikbaar op de uren dat je open bent, inclusief zaterdag. Wat er dan nodig is staat vaak al klaar: een reservepinautomaat of een tweede verbinding scheelt meer dan het kost. Dat is wat ICT-beheer voor retail in de praktijk is: niet een systeem beheren maar een winkel open houden.
- Eén nummer voor kassa, netwerk en camera Wij zoeken uit bij welke leverancier het ligt in plaats van dat jij dat doet terwijl er een rij staat.
- Bereikbaar op winkeltijden Ook op zaterdag, want dat is de dag waarop stilstand het meeste kost.
- Reserve op de plank Een tweede pinautomaat of een back-upverbinding per filiaal, zodat een storing geen gesloten winkel wordt.
- Nieuwe winkel als een pakket Netwerk, kassa’s en wifi in één keer opgeleverd, met dezelfde inrichting als de rest.
Retail-IT voor grote retailers
Met tientallen of honderden filialen verandert de vraag van storingen oplossen naar overal hetzelfde hebben. Een filiaal dat afwijkt is een filiaal waar elke wijziging apart voor moet, en een uitrol die op vijf plekken anders loopt kost meer aan nawerk dan aan uitvoering.
Wij leveren daarom per filiaal dezelfde inrichting, uitgerold in golven en met dezelfde monitoring op elke locatie. Scanners, kassa’s en labelprinters komen voorbereid aan; wat daarbij komt kijken staat onder magazijn-IT en POS-hardware.
- Elk filiaal dezelfde inrichting Eén ontwerp dat overal geldt, zodat een wijziging één keer wordt gemaakt en niet honderd keer.
- Uitrol buiten openingstijden ’s Nachts of op de rustigste dag, per regio, zodat er geen winkel dicht hoeft.
- Monitoring per filiaal Uitval van een verbinding, een kassa of een printer komt binnen voordat de winkel belt.
- Piekseizoen ingecalculeerd Rond de feestdagen geen wijzigingen en extra bezetting, want dat is precies wanneer stilstand het duurst is.
- Cyber security voor retail Betaalverkeer, kassa’s en camerabeelden staan op hetzelfde netwerk als de kantoorwerkplekken; die scheiden en bewaken is hier de eerste maatregel, niet de laatste.
Zes onderdelen, los af te nemen of als complete retail-omgeving
Je kunt onderdelen apart afnemen. De meeste ketens kiezen voor de combinatie, omdat de winst juist zit in het wegvallen van de overdrachtsmomenten tussen leveranciers.
Retail-servicedesk
Je winkelpersoneel belt of chat rechtstreeks met ons supportteam, zonder tussenlaag en zonder vakjargon. Bekende problemen lossen we meteen bij het eerste contact op. Lukt dat niet op afstand, dan komt er een technicus naar de winkel. De responstijden leggen we vooraf per filiaal vast.
Beheer van POS-systemen
Uitrol, configuratie en 24/7 monitoring van kassa’s, pinterminals en zelfscankassa’s. We verzorgen de installatie, de koppeling met je betaalsysteem en de software-integraties, en houden daarna de boel draaiend. Een stilstaande kassa krijgt bij ons voorrang op de rest van de wachtrij.
Filiaal-netwerk
SD-WAN of breedband-VPN per vestiging, met redundante uplinks op de locaties die geen uitval verdragen. Inclusief netwerkinfrastructuur en bekabeling, zodat een nieuw filiaal op de openingsdag gewoon online is.
Camera’s en winkelbeveiliging
IP-camera’s, videobeheer, bewegingsdetectie en opslag in de cloud, ingericht volgens de AVG.
Winkel en webshop gekoppeld
Webshop, kassa, magazijn en klantsysteem aan elkaar geknoopt (onder meer Lightspeed, Shopify en Magento) zodat voorraad en klantgegevens synchroon lopen.
Schalen rond piekdagen
Tijdelijk extra eerstelijnscapaciteit rond Black Friday, Sinterklaas en de kerstweken, vooraf vastgelegd in je jaarcontract.
Wat je van ons team mag verwachten
Retail-IT vraagt om technici die de winkelvloer kennen en om afspraken die in elk filiaal hetzelfde zijn.
- POS-kennis in de breedteKassaprogrammatuur, betaaloplossingen van CCV, PAYplaza en Adyen, en hardware van Epson, HP en Elo. Geen inwerkperiode op jouw kosten.
- Eigen technici in Nederland en BelgiëWerk op locatie doen we zelf, zonder onderaanneming en zonder de opslag die daarbij hoort.
- Gestandaardiseerde serviceniveausElk filiaal krijgt dezelfde processen en dezelfde responstijden, ook als je vestigingen in meerdere landen hebt.
- Koppelingen als routineVerbindingen tussen webshop, kassa en magazijnbeheer zijn dagelijks werk voor ons team, geen eenmalig project.
- Kiwa NEN 4400-1 gecertificeerdPersoneel en administratie aantoonbaar in orde, ook wanneer we mensen bij je op locatie inzetten.
- Aandacht voor privacy en regelgevingCamerabeelden en klantgegevens richten we AVG-conform in, en we denken mee over de eisen die je betaalketen aan je stelt.
Zo rollen we uit over je filialen
Retail-IT plan je anders dan kantoor-IT. Deze vier principes zitten standaard in de manier waarop we met ketens werken.
Uitrollen in fases
Nieuwe software of hardware naar al je filialen brengen doe je niet in één weekend. We werken in fases: plannen, documenteren, personeel begeleiden en na elke fase evalueren voordat de volgende start.
Openingstijden respecteren
Wijzigingen voeren we buiten winkeltijden door en onderhoudsvensters plannen we ’s nachts. Rond piekdagen geldt een wijzigingsstop: dan verandert er niets aan een werkende omgeving.
Eerst op afstand oplossen
De melder is meestal een winkelmedewerker zonder IT-kennis. We lossen daarom eerst op afstand op. Lukt dat niet en ligt de verkoop stil, dan sturen we een technicus naar het filiaal binnen de responstijd die in je contract staat.
Meebewegen met het seizoen
Voor de drukke maanden schalen we op, daarna weer terug. Je betaalt niet het hele jaar voor capaciteit die je alleen in het hoogseizoen nodig hebt.
Aan de balie telt maar één ding: doorkunnen
De persoon die jouw IT dagelijks gebruikt, staat met een klant tegenover zich. Wij richten support in op dat moment, niet op de tekening in het hoofdkantoor.
- Melden zonder IT-taalJe medewerker beschrijft wat hij ziet: de bon komt er niet uit, de lade blijft dicht. Wij vertalen dat naar de juiste kassa, terminal of koppeling.
- Een vaste route per filiaalÉén nummer en één chat voor alle winkels, zodat niemand hoeft uit te zoeken welke leverancier hij nu moet hebben.
- Werken met wisselend personeelNieuwe en tijdelijke krachten kunnen meteen bij ons terecht; we leggen inrichting en handelingen per locatie vast, zodat kennis niet aan één medewerker hangt.
Waar retail-IT aan grenst
Een retailomgeving loopt door in je hoofdkantoor, je verbindingen en je beveiliging. Deze diensten sluiten er direct op aan.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Wat merken onze filialen ervan als er iets stuk gaat?
Zo min mogelijk, want dat is het punt. Aan de balie telt maar één ding: doorkunnen. Daarom zit er in de inrichting altijd een uitwijk voor de kassa en de betaalverbinding, zodat een storing niet meteen betekent dat er niet afgerekend kan worden.
Kunnen we onderdelen los afnemen?
Ja. Zes onderdelen, los af te nemen of als complete retail-omgeving: POS-systemen, het filiaalnetwerk, camerabeveiliging, werkplekken op kantoor, de servicedesk en het beheer. Veel ketens beginnen met het netwerk en de kassa’s en breiden later uit.
Houden jullie rekening met onze drukke periodes?
Ja, en dat leggen we vast. Onderhoud plannen we buiten je piek, en rond de drukste dagen van het jaar draaien we mee met verhoogde alertheid. Een servicedesk die het ritme van je winkels niet kent, plant een update op zaterdagochtend.
Hoe verloopt de uitrol over meerdere vestigingen?
Per filiaal, in een vaste volgorde, met een pilot in één winkel voordat de rest volgt. Daarmee komen de verrassingen op één locatie naar boven in plaats van op dertig tegelijk. De planning stemmen we af op je openingstijden.
Doen jullie ook het systeembeheer, of alleen de kassa’s en het netwerk?
Allebei. Systeembeheer voor retail is bij ons hetzelfde werk als elders (servers, werkplekken, updates, back-up en toegang) met één verschil dat alles bepaalt: het moet gebeuren op de uren dat de winkels dicht zijn. Wie ICT-beheer voor retail inricht alsof het een kantoor is, plant onderhoud op zaterdagochtend en merkt dat één keer.
Wat is het verschil tussen een POS-systeem en retail-IT-support?
Het POS-systeem is de kassa zelf: de kassasoftware komt van de kassaleverancier en de betaalterminal van je betaaldienstverlener, en dat blijft zo. Retail-IT-support is alles waar dat systeem op steunt: het netwerk in het filiaal, de hardware eromheen, de wifi, de bewaking en het aanspreekpunt als er iets hapert. Wij bepalen dus niet wat de kassa doet; wij zorgen dat hij het kan blijven doen.
Wat kost retail-IT-ondersteuning?
Per gebruiker per maand, dezelfde vorm als bij de servicedesk. Wat het getal bepaalt is het aantal filialen en wat er per filiaal onder beheer staat: kassa’s, netwerk, camera’s en de uren waarin je bereikbaarheid nodig hebt. Je krijgt vooraf een vast bedrag, en wat buiten het kader valt wordt afgesproken voordat het gebeurt.
Onze eigen certificeringen
ITproposal is gecertificeerd voor ISO 9001 (kwaliteit), ISO/IEC 27001 (informatiebeveiliging), ISO 14001 (milieu) en Kiwa NEN 4400-1 (inlening en detachering). Dat zegt iets over hoe wij werken en hoe wij onze eigen processen laten toetsen; het is geen certificering die je van ons overneemt.
Begin met een filiaalscan
In een gesprek van dertig minuten nemen we je filiaalstructuur, je huidige inrichting en de knelpunten waar je het meest last van hebt door. Geen verkooppraat, wel een concreet oordeel over wat er nodig is.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.