Apparaatbeheer van uitpakken tot afvoer
Hardware kost de meeste aandacht aan het begin en het eind van zijn leven. Wij nemen inkoop, staging, opslag, uitrol, omruil en gecertificeerde afvoer over, zodat jouw team zijn weken niet aan het uitpakken van laptops besteedt.
De kosten van een laptop zijn niet de factuur
Een apparaat wordt één keer gekocht en een stuk of tien keer aangeraakt: uitgepakt, voorzien van een image, gelabeld, geregistreerd, bezorgd, bij vertrek opgehaald, gewist en afgevoerd. Elk van die stappen kost tijd van mensen die je voor iets anders hebt aangenomen, en elke stap die wordt overgeslagen komt later terug als een niet-geregistreerd apparaat of een schijf die met data en al het pand verlaat.
Wij nemen die keten als één dienst over. Apparaten komen binnen op onze staginglocatie, worden voorbereid volgens jouw image en jouw naamgeving, worden geregistreerd in je assetadministratie en gaan daarna naar de juiste locatie of het juiste huisadres, klaar voor gebruik.
Dit loont als je meerdere locaties hebt, als je regelmatig mensen aan- en afmeldt, of als er een vervangingsronde van een paar honderd apparaten aankomt. Koop je tien laptops per jaar en handel je dat zelf af? Dan is dit meer machinerie dan je nodig hebt, en dat zeggen we ook.
Wat we overnemen
- Merkonafhankelijke inkoop. We kopen wat bij je situatie past. We zitten niet vast aan één fabrikant, dus het advies is geen verkoopkanaal.
- Staging en imaging. Apparaten komen binnen met jouw image, jouw software, jouw instellingen en jouw label, klaar om te overhandigen.
- Opslag en buffervoorraad. Een afgesproken buffer op de plank, zodat een nieuwe collega geen drie weken op een laptop wacht.
- Uitrol over locaties. Levering op je locaties of rechtstreeks op een huisadres, gepland zodat de werkvloer zo min mogelijk tijd verliest.
- Omruil en reparatie. Een defect apparaat wordt uit voorraad omgeruild en de reparatie loopt via ons, in plaats van dat de gebruiker achter een leverancier aan zit.
- Complete werkplekken. Niet alleen de laptop: dockingstations, monitoren, toetsenborden en muizen, geleverd en geïnstalleerd als één werkende werkplek.
- Gecertificeerde afvoer. Data volgens norm vernietigd met certificaat, en apparatuur hergebruikt of gerecycled waar dat kan.
IT-lifecycle voor het mkb
Bij dertig tot honderd apparaten is er geen lifecycle management, maar wel een lifecycle. Apparaten worden vervangen als ze stuk gaan, oude laptops verdwijnen in een kast omdat niemand weet of er nog gegevens op staan, en niemand kan zeggen hoeveel er precies in omloop zijn.
Dat is met weinig moeite recht te zetten: een lijst van wat er is, een vast moment waarop vervanging aan de orde komt, en een afvoerroute met een verklaring erbij. Daarmee wordt vervanging planbaar en verdwijnt de kast met apparaten waarvan de inhoud een risico is.
- Weten wat er in omloop is Een actuele lijst per gebruiker en serienummer, ook van wat er in de kast ligt.
- Vervangen voordat het stukgaat Een vast moment per apparaat in plaats van vervanging op het moment dat iemand stilstaat.
- Afvoer met een verklaring Gecertificeerd gewist en afgevoerd, zodat oude gegevens niet bij een tweedehandskoper terechtkomen.
- Restwaarde terug Apparaten met waarde worden ingenomen en verrekend in plaats van afgeschreven en weggezet.
IT-lifecycle voor enterprise-organisaties
Met duizenden apparaten over meerdere landen is lifecycle een logistiek proces met een administratie eraan vast. Wat waar staat, wie het gebruikt, wanneer de garantie afloopt, welke vestiging op welk moment aan de beurt is, en hoe je aantoont dat een afgevoerd apparaat werkelijk is gewist.
Wij draaien dat als één keten met één administratie, ook als de vestigingen in verschillende landen liggen. Inkoop, voorbereiden, uitrollen, innemen en afvoeren, met per stap een registratie die achteraf te controleren is.
- Eén administratie over landen heen Dezelfde registratie voor elke vestiging, zodat een rapportage niet uit vier bestanden hoeft te komen.
- Voorbereiden voordat het verstuurd wordt Apparaten komen ingericht en ingeschreven aan, zodat er op locatie niets meer hoeft te gebeuren.
- Innemen als er iemand vertrekt Een vast proces voor teruggave, inclusief wissen en herinzet, in plaats van een apparaat dat kwijtraakt.
- Bewijs per apparaat Een wisverklaring per serienummer, bruikbaar bij een audit en bij een discussie over aansprakelijkheid.
Eén keten van bestelling tot certificaat
Voor elk apparaat dezelfde route, zodat de administratie gelijk blijft lopen met de werkelijkheid.
Standaarden en voorraad
We spreken af op welke modellen je standaardiseert en welke buffer wij aanhouden. Dat is wat levertijden voorspelbaar maakt.
Bestelling en staging
Op een bestelling maken we het apparaat gereed: image, software, instellingen, label en registratie in je assetadministratie.
Levering en start
Bezorging op locatie of huisadres, met een startmoment voor de gebruiker als je dat wilt, zodat dag één niet opgaat aan inrichten.
Retour en afvoer
Bij vertrek of vervanging halen we het apparaat op, wissen we het volgens norm en ontvang je het vernietigingscertificaat.
Een administratie die klopt met wat er echt rondloopt
Lifecycle-beheer staat of valt met weten waar elk apparaat is. Dit zijn de onderdelen die je krijgt.
- Actuele assetadministratieElk apparaat geregistreerd met eigenaar, locatie, serienummer en garantiestatus, bijgewerkt bij elke handeling.
- Afgesproken levertijdenEen apparaat uit voorraad binnen een vast aantal werkdagen, vastgelegd in de SLA in plaats van per geval ingeschat.
- Eén image, elke locatieOveral dezelfde configuratie, zodat support niet hoeft te vragen welke build iemand draait.
- Buffervoorraad op de plankEen afgesproken aantal reserveapparaten, zodat een kapotte laptop een omruil is en geen aankoop.
- Certificaat van datavernietigingPer apparaat, zodat je kunt aantonen wat er met de data erop is gebeurd.
- Hergebruik waar het kanApparatuur met leven erin gaat terug de roulatie in of wordt doorverkocht, met verrekening van de opbrengst.
- KwartaalrapportageWat is ingekomen, wat is uitgegaan, wat ligt op voorraad en welk deel van je omgeving is toe aan vervanging.
- Beveiligd transportVerzegeld en gevolgd tussen onze locatie en de jouwe, ook voor apparaten waar nog data op staat.
Een refresh is een planningsvraagstuk, geen inkoopvraagstuk
Driehonderd laptops kopen is het makkelijke deel. Ze in handen krijgen van driehonderd mensen zonder dat hun werk stilvalt, daar slaagt of faalt een vervangingsronde.
- Gepland per groep, niet per gebouwWe rollen uit per team en per dienst, zodat een afdeling nooit in één keer zonder apparatuur zit.
- Klaar voordat het aankomtElk apparaat is compleet voordat het onze locatie verlaat. Er wordt niets geconfigureerd aan het bureau van een wachtende collega.
- Het oude apparaat gaat dezelfde dag meeTer plekke omruilen, oude apparatuur direct het beveiligde transport in. Dat voorkomt lades vol ongeregistreerde hardware.
- Data intact, aantoonbaarProfiel en bestanden overgezet en samen met de gebruiker gecontroleerd voordat het oude apparaat vertrekt.
Waar dit op aansluit
Hardware is één schakel. Deze diensten verzorgen wat erop en eromheen draait.
Vragen die we hierover krijgen
De vragen die het vaakst langskomen, kort beantwoord.
Waarom zou ik dit uitbesteden?
Omdat de kosten van een laptop niet de factuur zijn. Bestellen, prepareren, uitrollen, vervangen en gecertificeerd afvoeren kost tijd van mensen die je liever ergens anders inzet, en gaat mis op de overgangen. Eén keten van bestelling tot certificaat scheelt die overgangen.
Weten jullie wat er bij ons rondloopt?
Dat is het halve werk. We houden een administratie bij die klopt met wat er daadwerkelijk in gebruik is, inclusief waar het staat en wanneer het aan vervanging toe is. Zonder dat overzicht is een refresh een gok en een audit een zoektocht.
Hoe plannen jullie een vervangingsronde?
Als planningsvraagstuk en niet als inkoopvraagstuk. We kijken naar de leeftijd van wat er staat, naar wanneer het je organisatie het minst raakt, en naar wat er tegelijk kan. Zo voorkom je dat een halve afdeling in één week nieuwe apparatuur moet inrichten.
Krijgen we bewijs van de afvoer?
Ja. Apparatuur die eruit gaat wordt gewist volgens de regels en gecertificeerd afgevoerd, en je krijgt het certificaat. Dat heb je nodig om aan te tonen dat de gegevens weg zijn, bijvoorbeeld bij een audit of onder NIS2.
Wat gebeurt er met de data op apparaten die worden afgevoerd?
Die wordt gewist volgens een vaste methode, en je krijgt er per apparaat een certificaat van met het serienummer erop. Schijven die niet betrouwbaar te wissen zijn worden fysiek vernietigd. Dat certificaat is geen formaliteit: bij een audit is het het bewijs dat de laptop van een vertrokken collega niet ergens tweedehands is doorverkocht met de mailbox er nog op.
Krijgen we restwaarde terug voor oude apparatuur?
Waar die er is wel, en die verrekenen we in plaats van hem te houden. Zakelijke laptops van drie jaar oud hebben nog waarde, servers meestal minder, en apparatuur die zo oud is dat er geen beveiligingsupdates meer voor komen heeft er geen. We zeggen vooraf welke categorie het is, zodat je niet rekent op een opbrengst die er niet komt.
Houden jullie bij welk apparaat bij wie ligt?
Ja, en dat is het onderdeel waar de meeste organisaties op vastlopen. In het overzicht staat per apparaat het serienummer, wie het heeft, wanneer het is uitgegeven, wanneer de garantie afloopt en wanneer het aan vervanging toe is. Daarmee weet je bij een vertrekkende collega wat er terug moet komen, en zie je een jaar vooruit hoeveel apparaten er vervangen moeten worden in plaats van dat het een verrassing is.
Dieper op dit onderwerp
Pagina’s die één vraag uit deze dienst uitwerken.
Onze eigen certificeringen
ITproposal is gecertificeerd voor ISO 9001 (kwaliteit), ISO/IEC 27001 (informatiebeveiliging), ISO 14001 (milieu) en Kiwa NEN 4400-1 (inlening en detachering). Dat zegt iets over hoe wij werken en hoe wij onze eigen processen laten toetsen; het is geen certificering die je van ons overneemt.
Stop met laptops uitpakken
In een half uur rekenen we uit hoeveel apparaten je per jaar aanraakt en wat je dat aan uren kost. Daarna weet je of het uitbesteden van de keten loont.
Praktische IT-kennis in je inbox
Nieuwe gidsen over beheer, beveiliging en de werkplek, geschreven door de mensen die het werk doen. Geen verkooppraat, en afmelden kan met één klik.