Ciclo de vida y logística
El hardware exige más atención al principio y al final de su vida. Asumimos la compra, la preparación, el almacenamiento, el despliegue, las sustituciones y la retirada certificada, para que su equipo no se pase las semanas desembalando portátiles.
El coste de un portátil no es la factura
Un equipo se compra una vez y se manipula una docena: se desembala, se le instala la imagen, se etiqueta, se registra, se entrega, se recoge a la salida, se borra y se retira. Cada uno de esos pasos consume tiempo de gente contratada para otra cosa, y cada paso que se salta vuelve después como un equipo sin registrar o un disco que sale del edificio con datos dentro.
Le quitamos esa cadena de encima como un solo servicio. Los equipos entran en nuestro centro de preparación, se preparan según su imagen y su nomenclatura, se registran en su inventario y después se entregan en la sede correcta o en el domicilio correcto, listos para usar.
Esto tiene sentido cuando tiene varias sedes, cuando da altas y bajas con regularidad, o cuando se le viene encima una renovación de unos cientos de equipos. ¿Compra diez portátiles al año y los gestiona usted? Entonces esto es más maquinaria de la que necesita, y se lo diremos.
De qué nos ocupamos
- Compra independiente de la marca. Compramos lo que conviene a su situación. No estamos atados a un fabricante, así que el consejo no es un canal de venta.
- Preparación e imagen. Los equipos llegan con su imagen, su software, sus ajustes y su etiqueta, listos para entregar.
- Almacén y stock de reserva. Una reserva acordada en la estantería, para que un nuevo empleado no espere tres semanas por un portátil.
- Despliegue entre sedes. Entrega en sus sedes o directamente en un domicilio, planificada para que la planta pierda el mínimo tiempo posible.
- Gestión de cambios y reparaciones. Un equipo defectuoso se cambia desde el stock y la reparación pasa por nosotros, en vez de que el usuario persiga a un proveedor.
- Puestos completos. No solo el portátil: bases, monitores, teclados y ratones, entregados e instalados como una mesa lista para trabajar.
- Retirada certificada. Datos destruidos según norma con certificado, y equipos reutilizados o reciclados siempre que se pueda.
Ciclo de vida IT para la pyme
Con treinta a cien equipos no hay proceso de ciclo de vida, pero sí hay ciclo de vida. Los equipos se sustituyen cuando se rompen, los portátiles viejos desaparecen en un armario porque nadie sabe si todavía contienen datos, y nadie sabe decir cuántos hay en circulación.
Corregirlo cuesta poco: una lista de lo que existe, un momento fijo en que toca sustituir y una vía de retirada con declaración. Así la sustitución se planifica y desaparece el armario cuyo contenido es un riesgo.
- Saber qué hay en circulación Una lista actualizada por usuario y número de serie, incluido lo que está guardado en el armario.
- Sustituir antes de que falle Un momento fijo por equipo en lugar de sustituir cuando alguien ya está parado.
- Retirada con declaración Borrado y retirada certificados, para que los datos antiguos no acaben en manos de un comprador de segunda mano.
- Valor residual recuperado Los equipos con valor se recogen y se compensan en lugar de amortizarse y quedar almacenados.
Ciclo de vida IT para organizaciones enterprise
Con miles de equipos en varios países el ciclo de vida es un proceso logístico con una administración detrás. Qué hay dónde, quién lo usa, cuándo acaba la garantía, qué sede toca en qué momento y cómo se demuestra que un equipo retirado se borró de verdad.
Lo llevamos como una sola cadena con una sola administración, también cuando las sedes están en países distintos. Compra, preparación, despliegue, recogida y retirada, con un registro por paso que después se puede comprobar.
- Una administración entre países Los mismos registros para cada sede, para que un informe no tenga que salir de cuatro hojas de cálculo.
- Preparado antes de enviarse Los equipos llegan configurados y dados de alta, de modo que en destino no queda nada por hacer.
- Recogida cuando alguien se va Un proceso fijo de devolución con borrado y reasignación, en lugar de un equipo que se pierde.
- Evidencia por equipo Una declaración de borrado por número de serie, utilizable en una auditoría y en una discusión sobre responsabilidad.
Una cadena del pedido al certificado
La misma ruta para cada equipo, para que el inventario no se separe de la realidad.
Estándares y stock
Acordamos en qué modelos se estandariza y qué reserva mantenemos. Eso es lo que hace predecibles los plazos de entrega.
Pedido y preparación
Con un pedido preparamos el equipo: imagen, software, ajustes, etiqueta y alta en su inventario.
Entrega y arranque
Entrega en la sede o en el domicilio, con un momento de puesta en marcha para el usuario si lo desea, para que el primer día no se pierda en configurar.
Devolución y retirada
A la salida o en una sustitución recogemos el equipo, lo borramos según norma y usted recibe el certificado de destrucción.
Un inventario que coincide con lo que hay realmente
La gestión del ciclo de vida vive o muere según se sepa dónde está cada equipo. Estos son los elementos que recibe.
- Inventario mantenido al díaCada equipo registrado con propietario, ubicación, número de serie y estado de garantía, actualizado en cada manipulación.
- Plazos de entrega acordadosUn equipo del stock en un número fijo de días laborables, recogido en el SLA en lugar de estimado caso por caso.
- Una imagen, todas las sedesLa misma configuración en todas partes, para que el soporte no tenga que preguntar qué versión lleva cada uno.
- Reserva en la estanteríaUn número acordado de equipos de reserva, para que un portátil roto sea un cambio y no una compra.
- Certificado de destrucción de datosPor equipo, para que pueda demostrar qué pasó con los datos que contenía.
- Reutilización donde se puedeEl equipo que todavía tiene vida vuelve a circulación o se vende, con los ingresos liquidados.
- Informe trimestralQué entró, qué salió, qué hay en stock y qué parte de su parque toca sustituir.
- Transporte seguroPrecintado y rastreado entre nuestra sede y la suya, también para equipos que todavía contienen datos.
Una ronda de sustitución es un problema de planificación, no de compras
Comprar trescientos portátiles es la parte fácil. Ponerlos en manos de trescientas personas sin que su trabajo se detenga es donde una renovación sale bien o mal.
- Planificado por grupo, no por edificioDesplegamos por equipo y por turno, para que un departamento nunca se quede sin equipos de golpe.
- Preparado antes de llegarCada equipo está completo antes de salir de nuestra sede. Nada se configura en la mesa de un compañero que espera.
- El equipo antiguo vuelve el mismo díaCambio en el momento y el equipo antiguo directo a transporte seguro. Eso evita cajones llenos de hardware sin rastrear.
- Datos intactos, de forma verificablePerfil y archivos migrados y comprobados con el usuario antes de que el equipo antiguo se marche.
Con qué conecta
El hardware es un eslabón. Estos servicios se ocupan de lo que corre sobre él y a su alrededor.
Preguntas que nos hacen sobre esto
Las más habituales, respondidas en breve.
¿Por qué externalizar esto?
Porque el coste de un portátil no es la factura. Pedir, preparar, desplegar, sustituir y retirar con certificado consume tiempo de personas a las que preferiría dedicar a otra cosa, y falla en los traspasos. Una sola cadena del pedido al certificado elimina esos traspasos.
¿Saben qué equipos tenemos realmente en uso?
Ese es medio trabajo. Mantenemos un registro que coincide con lo que de verdad está en uso, incluido dónde está y cuándo toca sustituirlo. Sin esa visión, una renovación es una apuesta y una auditoría, una búsqueda.
¿Cómo planifican una renovación?
Como una cuestión de planificación y no de compras. Miramos la antigüedad de lo que hay, cuándo afecta menos a su organización y qué puede hacerse a la vez. Así se evita que medio departamento tenga que configurar equipos nuevos en una sola semana.
¿Recibimos justificante de la retirada?
Sí. Los equipos que salen se borran conforme a la normativa y se retiran con certificado, y usted lo recibe. Lo necesita para demostrar que los datos han desaparecido, por ejemplo en una auditoría o bajo NIS2.
¿Qué ocurre con los datos de los equipos que se retiran?
Se borran con un método fijo y usted recibe un certificado por equipo con el número de serie. Los discos que no se pueden borrar de forma fiable se destruyen físicamente. Ese certificado no es un trámite: en una auditoría es la prueba de que el portátil de un compañero que se fue no acabó revendido de segunda mano con el buzón de correo todavía dentro.
¿Recuperamos valor residual del equipamiento antiguo?
Donde lo hay, sí, y lo descontamos en lugar de quedárnoslo. Un portátil empresarial de tres años todavía vale algo, un servidor normalmente menos, y el equipamiento tan antiguo que ya no recibe actualizaciones de seguridad no vale nada. Decimos por adelantado en qué categoría está, para que no cuente con un ingreso que no va a llegar.
¿Llevan el registro de qué equipo tiene cada persona?
Sí, y es la parte en la que se atascan la mayoría de las organizaciones. En el registro consta, por equipo, el número de serie, quién lo tiene, cuándo se entregó, cuándo termina la garantía y cuándo toca sustituirlo. Con eso sabe qué debe devolverse cuando alguien se marcha, y ve con un año de antelación cuántos equipos hay que renovar en lugar de que sea una sorpresa.
Más a fondo sobre este tema
Páginas que desarrollan una sola pregunta de este servicio.
Nuestras propias certificaciones
ITproposal está certificada en ISO 9001 (calidad), ISO/IEC 27001 (seguridad de la información) e ISO 14001 (medio ambiente). Eso dice algo sobre cómo trabajamos y cómo sometemos nuestros propios procesos a auditoría; no es una certificación que usted herede de nosotros.
Deje de desembalar portátiles
En una conversación de media hora calculamos cuántos equipos maneja al año y qué le cuesta eso en horas. Después sabrá si externalizar la cadena merece la pena.
Conocimiento práctico de IT en su bandeja
Nuevas guías sobre gestión, seguridad y el puesto de trabajo, escritas por quienes hacen el trabajo. Sin discursos comerciales, y puede darse de baja con un clic.