¿Qué debería costar la IT por empleado?
Comparar presupuestos de IT entre organizaciones es difícil porque nadie cuenta lo mismo. La pregunta útil no es cuánto gastan los demás, sino si su propia cifra incluye todo lo que debería.
No existe una cifra de referencia útil, porque no hay dos organizaciones que cuenten lo mismo. Lo que sí existe es la lista de componentes que contiene un presupuesto completo: el puesto de trabajo, las licencias, la conectividad e infraestructura, el soporte, la seguridad y continuidad, y una parte de trabajo de proyecto.
Tres factores mueven el total más que ningún otro: cuántas horas necesita cubiertas, cuántas sedes tiene y lo regulado que esté su sector. Las horas de cobertura son, por sí solas, la variable más grande.
Cuatro partidas faltan en casi todos los presupuestos que revisamos: la preparación y retirada de equipos, el crecimiento de licencias al aumentar la plantilla, el coste de una vacante sin cubrir, y una reserva de reposición para el equipo que llega al final de su vida.
Por qué no hay una referencia útil
Las cifras publicadas de gasto en IT suelen ser un porcentaje de la facturación, lo cual es casi inútil para comparar. Un mayorista con mucha facturación y cuarenta empleados y una consultora con menos facturación y los mismos cuarenta empleados parecerán radicalmente distintos con esa medida y tendrán necesidades de IT casi idénticas.
El coste por empleado y mes es una unidad mejor, porque el coste de IT escala mucho más con las personas que con la facturación. Sigue siendo imperfecto, porque las organizaciones no se ponen de acuerdo sobre qué entra en la cifra, y esa es la verdadera razón por la que fallan las comparaciones.
Los seis componentes de un presupuesto completo
| Componente | Peso | Qué cubre |
|---|---|---|
| Puesto de trabajo | Alto | Dispositivo, base de conexión, monitor, preparación, horas de soporte y retirada certificada |
| Licencias | Alto, y subiendo | Productividad, seguridad y gestión, creciendo automáticamente con la plantilla |
| Infraestructura | Alto | Red, conectividad, cloud y alojamiento. Los parques multisede pesan más aquí |
| Soporte | Medio a alto | Service desk y TI gestionada. Las horas de cobertura deciden dónde caes en esa banda |
| Seguridad y continuidad | Medio | Copias, monitorización y herramientas. Los sectores regulados cargan más |
| Proyectos y cambio | Bajo, promediado | Migraciones, despliegues y mejoras, repartidos a lo largo del año |
Un presupuesto notablemente más ligero que eso normalmente excluye algo en lugar de conseguir algo. Las exclusiones más habituales son los proyectos, la retirada y el tiempo interno que dedican a IT personas cuyo cargo dice otra cosa.
Qué mueve más la cifra
- Las horas de cobertura. Ampliar el soporte a tardes y fines de semana añade entre un cincuenta y un ochenta por ciento a la partida de soporte. Es la mayor variable individual.
- El número de sedes. Los parques multisede necesitan conexiones redundantes, gestión remota y desplazamientos. Una segunda ubicación cuesta más de la mitad de la primera.
- La regulación. Los sectores con obligaciones de cumplimiento cargan con registro, informes y auditoría adicionales que una firma de servicios profesionales no tiene.
- El perfil de dispositivo. Una plantilla con estaciones de trabajo cuesta aproximadamente el doble que una con portátiles estándar.
- El legado. Una sola aplicación que no puede ir a la nube puede mantener vivo un entorno de servidores entero, y eso se ve en la partida de infraestructura.
Las cuatro partidas que suelen faltar
Cuando revisamos un presupuesto, aparecen siempre los mismos huecos.
Preparación y retirada. Los presupuestos contienen el precio de compra de un dispositivo y nada sobre las horas previas a que llegue a un usuario ni sobre la retirada certificada posterior. Eso es entre un cuarto y un tercio del coste real del ciclo de vida, como se detalla en de la compra a la retirada.
Crecimiento de licencias. La plantilla sube y las licencias siguen automáticamente, pero el presupuesto se fijó con el recuento del año pasado. Es el sobrecoste más común y el más fácil de prever.
El coste de una vacante sin cubrir. Meses de trabajo que no ocurre es un coste real que nunca aparece como partida. La comparación está en consultores o contratar.
Una reserva de reposición. El equipo llega al final de su vida en un calendario que puede prever. Presupuestarlo cada año evita el año en el que hay que reemplazar tres cosas a la vez.
Aquí no ponemos tarifas a propósito: una cifra sin sus horas de cobertura, su número de sedes y su entorno actual dentro es un número que no le sirve de nada. ¿Quiere la cifra de su propia organización? Solicite un presupuesto.
Lo que nos preguntan sobre esto
Lo que preguntan las direcciones financieras al fijar un presupuesto de IT.
¿Existe una cifra de referencia por empleado?
No una que sirva, porque no hay dos organizaciones que cuenten lo mismo. Lo que sí sirve es comprobar que su presupuesto contiene los seis componentes: puesto de trabajo, licencias, infraestructura, soporte, seguridad y continuidad, y proyectos. Un presupuesto llamativamente bajo casi siempre excluye algo.
¿Qué es lo que más encarece un presupuesto de IT?
Las horas de cobertura, con diferencia: ampliar el soporte a tardes y fines de semana añade entre un cincuenta y un ochenta por ciento a la partida de soporte. Después vienen el número de sedes y las obligaciones de cumplimiento del sector.
¿Por qué se nos dispara el gasto en licencias?
Porque crece automáticamente con la plantilla mientras el presupuesto se fijó con el recuento del año anterior. Es el sobrecoste más habitual que vemos y también el más fácil de prever: basta con presupuestar sobre la plantilla esperada y no sobre la actual.
¿Deberíamos apartar una reserva de reposición?
Sí. El equipo llega al final de su vida en un calendario predecible, así que apartar cada año evita el ejercicio en el que coinciden tres reposiciones grandes. Es la diferencia entre un coste plano y un pico que hay que justificar.
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