IA en el trabajo: primero los permisos, después la licencia

Lo que ya funciona sin que lo hayas activado

En casi todas las organizaciones donde empieza esta conversación resulta que la IA ya está en uso. Sin despliegue, sin haberlo hablado, simplemente abierta. Alguien pega una carta de reclamación en un chat para sacar una respuesta correcta. Alguien pide que le resuman un presupuesto. Alguien pide una fórmula para una hoja de cálculo y pega al lado tres columnas de facturación real.

No pasa por rebeldía. Pasa porque funciona y porque no se ha acordado nada. Quien no ofrece una opción se queda con la que la gente elige sola, y esa es casi siempre la versión gratuita de lo que ya usa en casa.

En esa medida es el mismo problema que la IT en la sombra: herramientas que aportan valor y quedan fuera de su vista. La diferencia es que aquí no se comparte un archivo sino que se teclea texto, así que tampoco queda rastro que pueda encontrar después.

Lo importante es que la pregunta no es si permite la IA. Esa decisión ya está tomada en la práctica. La pregunta es si cae dentro o fuera de sus acuerdos.

Adónde van sus datos

Hay una distinción que importa más que las demás y que no separa a unos proveedores de otros, sino que atraviesa a todos: la versión de consumo y la de empresa son productos distintos con condiciones distintas.

En una cuenta de consumo el servicio es gratuito o barato porque usted no es el cliente sino el usuario. Las condiciones permiten usar lo que tecleas para mejorar el modelo, salvo que lo desactive. No hay contrato de encargado del tratamiento, así que bajo el RGPD no tiene nada acordado sobre los datos personales que acaben ahí. Y no tiene visibilidad de quién dentro de ese proveedor puede llegar a ellos.

Un acuerdo empresarial (da igual que sea de Microsoft, Google, OpenAI o Anthropic) sí cubre esas cosas. Lo que conviene leer antes de firmar:

• ¿Se entrena con lo que introduce? En suscripciones de empresa la respuesta por defecto es no, pero está redactado de forma distinta en cada producto y es la primera frase que querrá poder volver a encontrar.
• ¿Hay contrato de encargado del tratamiento? Sin él no puede acreditar qué pasa con los datos personales, y eso es justo lo que pide un supervisor.
• ¿Dónde se procesa? Algunos proveedores ofrecen tratamiento dentro de la UE, otros no o solo en un plan más caro. Es la misma ponderación que aparece en soberanía digital, y aquí la respuesta rara vez es blanca o negra.
• ¿Cuánto se conserva? Las conversaciones suelen guardarse un tiempo para detectar abusos. Eso es defendible; no saber cuánto tiempo, no.

Lo que hacen las organizaciones que lo resuelven bien no es complicado: activar un proveedor empresarial, pagarlo y bloquear las versiones de consumo en la cuenta de trabajo. Cuesta una licencia y quita la mayor parte del riesgo.

El asistente lee lo que el usuario ya podía leer

Esta es la parte que no sale en la conversación comercial y la que retrasa la mayoría de los despliegues.

Un asistente que busca en sus propios archivos (Copilot en Microsoft 365, Gemini en Google Workspace, u otro conector sobre sus documentos) trabaja dentro de los permisos de quien hace la pregunta. No se inventa accesos. Suena tranquilizador y no lo es, porque significa que enseña exactamente qué permisos de su entorno están de más.

En la práctica ocurre así. Un sitio de SharePoint se creó hace años para un proyecto y se puso en "toda la organización" porque era más rápido. Desde entonces ahí está la carpeta con datos salariales, o el informe de una reorganización que nunca se hizo. Nadie lo encontró porque nadie lo buscó. Y entonces llega un asistente que sí puede buscar en todo a la vez, y alguien teclea una pregunta cuya mejor respuesta resulta ser ese documento.

No falló nada de la IA. Lo que falló pasó años antes. Pero sale a la luz el día que enciende el asistente, y entonces se llama el proyecto de IA.

Lo que ayuda, en este orden:

• Mire primero qué está abierto. Qué sitios y carpetas están a nivel de toda la organización o con un enlace compartible sin caducidad. Es un informe que tiene en un día.
• Limpia lo peor antes de desplegar, no después. Limpiar después significa que el contenido ya ha salido.
• Deje fuera de alcance los sitios sensibles con etiquetas o excluyendo al asistente. Todo proveedor serio tiene un control para esto.
• Empiece con un grupo de diez a veinte personas. Lo que ellos encuentren primero, de otro modo aparece para todos a la vez.

Es el mismo trabajo que la capa de identidad de Zero Trust, y por eso rara vez tratamos un despliegue de IA como una cuestión de licencias.

Qué proveedor, y por qué importa menos de lo que parece

Ningún proveedor gana en todos los puntos, y en la mayoría de los casos la elección no la decide el modelo sino dónde viven ya sus documentos.

Si lo tiene todo en Microsoft 365, Copilot es el camino más corto: está dentro de los programas que la gente ya abre, funciona con sus permisos actuales y no hay nada extra que conectar. Si trabaja en Google Workspace, lo mismo vale para Gemini. No es un juicio sobre calidad, es un juicio sobre fricción: un asistente que vive en otra pestaña se queda sin usar la mitad del tiempo.

Luego está la categoría que va aparte de su paquete ofimático: ChatGPT y Claude en su forma empresarial. Son fuertes para trabajo que es sobre todo texto y razonamiento (montar un borrador, cotejar un pliego largo con una especificación, revisar un trozo de código) y más flojos mirando dentro de sus propios documentos, salvo que los conecte a propósito.

Lo que más vemos funcionar es una combinación, y no es un compromiso débil. El asistente de su paquete ofimático para el día a día, y uno suelto para quien se apoya de verdad en él. Dos licencias salen más baratas que un despliegue que nadie usa.

Lo que desaconsejamos es aplazar la decisión hasta que haya un ganador. No lo habrá, y mientras tanto su gente usa la versión gratuita.

Qué tienen que decir sus acuerdos

Desde el Reglamento europeo de IA hay también una cara formal, y es más pequeña de lo que sugiere el titular. El reglamento apunta sobre todo a quien construye sistemas de IA y a las aplicaciones de alto riesgo; un empleado que usa un asistente para escribir un correo no entra ahí.

Una obligación sí alcanza a todo el que despliega IA: tiene que asegurarse de que quienes trabajan con ella saben lo suficiente para usarla con cabeza. No es un certificado, es explicación, qué puede y qué no, y qué no se le mete. Rige desde principios de 2025.

Más allá de eso, la mayoría de las preguntas son simplemente RGPD. Los datos personales que se teclean en un asistente siguen siendo datos personales, y la base jurídica, el plazo de conservación y el contrato de encargado siguen aplicando igual.

Una política de IA útil cabe en una página y responde cinco preguntas:

• Qué herramientas se permiten. Por su nombre y con la versión empresarial indicada, porque "se puede usar IA" no es un acuerdo.
• Qué no se mete dentro. Datos personales de clientes o compañeros, datos médicos, contraseñas, y código o contratos bajo cláusula de confidencialidad.
• Quién sigue siendo responsable. Lo que produce el asistente es un borrador. Quien lo envía es el autor.
• Dónde no puede decidir. Nada sobre personas (candidaturas, evaluaciones, expedientes) debería salir de un modelo sin que alguien lo mire.
• A quién preguntar. Sin esa dirección la política se ignora en lugar de consultarse.

Esa página vale más que un reglamento extenso que nadie lee, y se escribe en una tarde.