Cambiar de proveedor IT sin hacerse daño
La mayoría de las organizaciones aguanta un año más de lo que pretendía con un proveedor que no les convence, porque el cambio da miedo. Es manejable, pero solo si la secuencia es la correcta y usa su posición antes de preavisar.
Asegure cinco cosas antes de preavisar: acceso de administrador a sus propios sistemas, una exportación de la documentación y del histórico de tickets, las licencias a su nombre, un registro de activos escrito, y el plazo de preaviso por escrito.
Haga la transición en tres fases: inventario, periodo en paralelo y cambio. El periodo en paralelo, con las dos partes activas, es lo que evita el hueco que hace que la gente se arrepienta de cambiar.
Un proveedor que pone difícil marcharse le está diciendo algo sobre la relación. Su posición es más fuerte antes de preavisar, así que pida la documentación de salida mientras todavía es un cliente que paga.
Cinco cosas que asegurar antes de preavisar
- Acceso de administrador a sus propios entornos. Su inquilino, su cortafuegos, su consola de copias. No compartido con el proveedor, en sus manos.
- Documentación e histórico de tickets. Una exportación, en un formato legible. El histórico vale más de lo que la gente espera, porque contiene los problemas recurrentes.
- Licencias a su nombre. Las licencias compradas a través de un proveedor y registradas a su nombre son, con diferencia, lo que más veces convierte una transición en una negociación.
- Un registro de activos que coincida con la realidad. Números de serie, fechas de garantía, qué está en renting y qué es propiedad.
- El plazo de preaviso, por escrito. Lee el contrato antes de la conversación, no después.
Las cinco se consiguen más fácilmente mientras pareces un cliente satisfecho que después de haber preavisado. No es cinismo; es simplemente cómo funciona la posición negociadora.
Las tres fases de una transición
| Fase | Qué ocurre | Duración habitual |
|---|---|---|
| Inventario | Qué hay, qué está documentado, qué está roto y se sortea | De dos a cuatro semanas |
| En paralelo | La parte nueva coge llamadas junto a la antigua y aprende el entorno en vivo | De dos a seis semanas |
| Cambio | Traspaso completo, ruta antigua abierta dos semanas como red | Un día, más dos semanas de seguimiento |
La fase que se intenta saltar es la de trabajo en paralelo, normalmente para ahorrar. Es la fase que decide cómo se recuerda el cambio, porque la experiencia de usuario de una transición se forma entera en las dos primeras semanas.
Tenga claro qué es realmente suyo
Tres categorías causan casi todas las disputas al final de un contrato. Licencias compradas a través del proveedor y registradas en su cuenta de partner. Hardware que resulta estar en renting y no en propiedad. Y herramientas de monitorización o copia que pertenecen al proveedor, lo que significa que su histórico se va con ellos.
Nada de eso es necesariamente abusivo, y buena parte es práctica normal. Solo se convierte en problema cuando nadie comprobó en qué categoría cae cada cosa hasta después de preavisar. Pregúntalo ahora, mientras es una pregunta rutinaria y no una posición de negociación.
La documentación es el entregable de verdad
Una transición sale bien o mal según cuánto haya escrito. Contraseñas en un gestor gestionado y no en la cabeza de alguien. Un diagrama de red que coincida con el edificio. Una lista de proveedores con fechas de contrato. Qué aplicaciones se autentican contra qué.
Si el proveedor actual no puede producir eso, la parte entrante tiene que reconstruirlo, y ese es el coste que encarece una transición, no el cambio en sí. Es también, dicho sea de paso, el mejor argumento para mantener la documentación como entregable vivo en cada contrato en lugar de como obligación de salida.
Cuándo cambiar es la respuesta correcta y cuándo no
Cambia cuando los mismos problemas se repiten sin que se aborde la causa de fondo, cuando el informe no le dice nada sobre lo que pueda actuar, cuando no consigue una respuesta honesta sobre algo que salió mal, o cuando el proveedor le ha superado en tamaño y ahora es su cliente más pequeño.
No cambies por un único incidente malo. Todo proveedor tiene un mal mes, y el coste de la transición es real. La pregunta que merece la pena es si la respuesta al incidente fue honesta, porque eso predice mejor que el incidente en sí.
Qué hacemos nosotros al asumir el relevo
Empezamos por el inventario, y decimos con claridad lo que encontramos, incluidas las cosas que la parte anterior hizo bien. Eso importa, porque un proveedor entrante que critica todo suele estar planeando venderle un sustituto de todo.
Después un periodo en paralelo, y después el cambio con la ruta antigua abierta dos semanas. La documentación es un entregable desde la primera semana y no una promesa, y el registro de activos se reconstruye como parte del traspaso en lugar de darse por bueno.
Lo que asumimos se describe en servicios gestionados TI y service desk IT, y el ritmo de informes en gobierno de servicio.
Lo que nos preguntan sobre esto
Lo que preguntan las organizaciones antes de preavisar.
¿Qué deberíamos asegurar antes de preavisar?
Acceso de administrador a sus propios entornos, una exportación de la documentación y del histórico de tickets, las licencias a su nombre, un registro de activos que coincida con la realidad, y el plazo de preaviso por escrito. Las cinco cosas se consiguen mucho más fácilmente antes de anunciar que se va.
¿Cuánto se tarda en cambiar de proveedor IT?
Normalmente de dos a tres meses de principio a fin: de dos a cuatro semanas de inventario, de dos a seis semanas de trabajo en paralelo, y después el cambio con dos semanas de seguimiento. Saltarse el periodo en paralelo ahorra dinero y cuesta buena voluntad de forma fiable.
¿Y si nuestras licencias están a nombre del proveedor actual?
Es habitual y normalmente se resuelve, pero es una negociación y no un traspaso automático. Compruébelo ahora, mientras es una pregunta rutinaria. Descubrirlo después de haber preavisado le deja en la posición más débil posible.
¿Lo notarán nuestros usuarios?
En las dos primeras semanas sí, y ese periodo forma su opinión. Un periodo en paralelo con las dos partes activas, documentación verificada en lugar de supuesta, y la ruta antigua abierta dos semanas son lo que lo hace invisible al cabo de un mes.
Dónde encaja esto en nuestro trabajo
Qué implica asumir el relevo.
¿Quiere que miremos su contrato actual?
Media hora de llamada suele bastar para saber si somos la parte adecuada, y lo diremos si no lo somos.
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