BT yönetimini dışarı vermek: teklifleri karşılaştırılabilir kılan sorular
Yan yana üç teklif ve üç farklı tutar, her tutarın içinde ne olduğunu bilmediğiniz sürece hiçbir şey anlatmaz. Bu, kendimize gönderilmesini isteyeceğimiz liste, ve onu yanıtlayan bir tarafça yazıldı, ki bu da eleştirel okumak için yeterli bir sebep.
Teklifler arasındaki farkın çoğu fiyatta değil, kapsam dışında bırakılanlardadır. Önce ne istediğinizi netleştirin, kimden isteyeceğinizi sonra.
Tekliflerin karşılaştırılabilir olup olmadığını dört şey belirler: kaç çalışma alanı, neyi kendinizde tuttuğunuz, hangi saatlerin kapsandığı ve işleyişten önce bir kez yapılması gerekenler.
Çıkışı mutlaka sorun. Nasıl ayrılacağınızı yazıya dökmek istemeyen bir tedarikçi, ayrılmanın zor olmasına güveniyordur.
Teklif istemeden önce netleştirilecekler
Bu dördü olmadan yapılan bir talep, yan yana konulamayan teklifler üretir; o zaman da kapsam dışında en çok şey bırakan taraf kazanır.
- Kaç çalışma alanı ve ne kadar benzer olduğu. Sayı tutarı belirler, çeşit sayısı işi. Yüz çalışma alanında altı istisna, yüz özdeş çalışma alanından başka bir sözleşmedir.
- Neyi kendinizde tuttuğunuz. Satın alma kararları, kimin hangi yetkiyi alacağı, hangi yazılımın çalışabileceği. Bunu önceden netleştirmeyen, sonradan bunların da devrolduğunu fark eder.
- Hangi saatlerin kapsandığı. Mesai saatleri, akşamlar, hafta sonu, gece. En büyük maliyet kaldıracı ve en çok sessiz geçilen varsayım budur.
- Şu anda neyin aksadığı. "İyi gitmiyor" değil: ayda kaç kayıt, ne hakkında ve üç kez geri gelen ne. Bu olmadan her tedarikçi aynı standart metni yazar.
Bunun otuz sayfalık bir belge olması gerekmez. Bu dördünü içeren tek sayfa, teklifleri karşılaştırılabilir kılmaya yeter ve her tarafla yapılacak, yoksa aynı konuyu dolaşacak bir tanışma görüşmesinden tasarruf ettirir.
Farkı yaratan sorular
Bu sekiz soru, arkasında durulabilecek bir teklifi güzel okunan bir tekliften ayırır. Üçüncü sütun, zayıf bir cevabın neye benzediğidir.
| Soru | Neden | Zayıf cevap |
|---|---|---|
| Telefonu kim açıyor, nerede oturuyor? | Bir insana mı yoksa bir kuyruğa mı ulaştığınızı belirler | "Ekibimiz sizin için hazır" |
| Yanıt süresi hangi andan itibaren işler? | Bildirimden itibaren dört saat, triyajdan itibaren dört saat değildir | Ölçüm noktası olmayan bir sayı |
| Aylık tutarın dışında ne kalıyor? | Gerçek fiyat farkı buradadır | "Özel çalışma, görüşmeye bağlı" |
| Ne bir kerelik, ne aylık? | Toparlama işi yıllarca abonelikte kalmamalı | Dökümü olmayan tek bir tutar |
| Lisanslar kimin? | Ayrılırken yanınızda götürüp götüremeyeceğinizi belirler | "Onu biz hallederiz" |
| Hangi raporu, hangi sıklıkta alırım? | Rapor olmadan bir şeyi ancak arıza anında öğrenirsiniz | "Talep üzerine mevcut" |
| Ayrılırsak ne olur? | Çıkış, sözleşme süresi boyunca pazarlık gücünüzü belirler | Cevap yok ya da sadece bir ihbar süresi |
| Yapmadığınız üç şey sayın | Her şeye evet diyen taraf soruyu anlamamıştır | "Her şeyi biz üstleniriz" |
Sonuncusu en yararlısıdır ve neredeyse hiç sorulmaz. Her tedarikçinin sınırları vardır; tek mesele bunları imzadan önce mi sonra mı duyduğunuzdur.
Tekliflerin görünmeden ayrıştığı yerler
Aynı tutardaki iki teklif, gerçekte aldığınız şey bakımından iki kat fark edebilir. Bunun olduğu dört yer:
- Kapsam. Gündüz yönetmek ile gece izlemek farklı hizmetlerdir. Yalnızca "7/24" yazıyor ve gece ne olduğu (izleme mi, çözme de mi) belirtilmiyorsa, bu bir kelimedir, taahhüt değil.
- Toparlama işi. Henüz standartlaşmamış bir ortamın önce standartlaşması gerekir. Aylık tutarın içindeyse yıllarca ödersiniz; ayrı durursa ne olduğunu görürsünüz.
- Sayılara ilişkin varsayımlar. Yüz çalışma alanında birim tutar, yüz elli çalışma alanında başka bir tutardır. Büyümede ve küçülmede ne olacağını sorun; ikincisi nadiren yazar.
- Verilerinize ne olduğu. Kayıtlar nerede duruyor, ne kadar süreyle, ve ayrılırken yanınızda götürüyor musunuz. Bu aynı zamanda bir denetçinin sorduğu sorudur, yani cevaba zaten ihtiyacınız olacak.
Biz ne cevaplardık, neyi yapmayız
Bu listeyi göndereceğiniz taraflardan biri biziz ve bu, yazıyı renklendirir. Onu cevaplanabilir bulduğumuz sorular olarak okuyun, ve bizden de aynı katılıkta somut cevap isteyin.
Yanına koyduklarımız: yönlendirme yerine servis masasında kendi ekibimiz, birden çok lokasyonda tek bir çalışma biçimi ve bir yönetim kurulunun çeviriye ihtiyaç duymadan okuyacağı raporlama. Bu işi Karaman’daki kendi ekibimiz yürütür. ISO 9001 ve ISO/IEC 27001 belgeliyiz; bu, nasıl çalıştığımız hakkında bir şey söyler, sizin seçiminizin sonucu hakkında hiçbir şey.
Yapmadığımız şey: ihale yürütmeyiz ve satın alma danışmanı değiliz. Şartnamenizi biz yazmayız, başkalarının tekliflerini değerlendirmeyiz ve masanın karar veren tarafında oturmayız. Zaten oturamayız: teklif verenlerden biriyiz. Bu danışmanlığı istiyorsanız, yarışmayan bir taraf tutun.
Bu konuda aldığımız sorular
En sık dönen dördü.
Kaç tarafa teklif sormalıyız?
Üç yeterlidir, beş fazladır. Üçte her görüşmeyi ciddi yürütebilir ve her teklifi gerçekten okuyabilirsiniz; beşte iş bir tutar tablosuna döner ve farkın bulunduğu kısım tam da o zaman kaybolur. Beş tarafa yüzeysel sormaktansa üç tarafa düzgün sormak daha iyidir.
Mevcut tedarikçimiz de katılmalı mı?
Genellikle evet, ve nezaketten değil: gerçekte ne olduğunu bilen tek taraf odur ve teklifi, bunca zamandır neyi önermediğini gösterir. Ancak ona da diğerleriyle aynı talebi gönderin. Kimsenin almadığı sorulara cevap veren mevcut bir tedarikçi, karşılaştırma olmayan bir karşılaştırmayı kazanır.
Avrupalı bir müşteri için başka şeyler mi sorulur?
Sorular aynı, ama iki tanesi daha ağır basar: kayıtların nerede tutulduğu ve ne kadar saklandığı, bir de olay bildiriminin nasıl işlediği. Kapsam içindeki bir Avrupalı müşteri bunları sözleşmeyle size aktarır, dolayısıyla tedarikçinizden de aynı netlikte cevap almanız gerekir.
Talebimizi siz yazabilir veya teklifleri değerlendirebilir misiniz?
Hayır. Sorduğunuz taraflardan biriyiz ve bu iki rol aynı tarafta olmamalı: şartnameyi yazan, onu kendi güçlü yanlarına doğru yazar. İhale yürütmeyiz ve başkalarının tekliflerini değerlendirmeyiz. Yaptığımız şey, rahatsız edici olanlar dahil sorularınızı cevaplamak ve neyi yapmadığımızı söylemektir.
Devamını okuyun
Bununla bağlantılı olanlar.
Bu listeyi cevaplayalım mı?
Talebi olduğu gibi gönderin, tamamlanmamış olsa bile. İçindekileri cevaplarız, hangi soruyu ekleyeceğimizi söyleriz ve nerede doğru taraf olmadığımızı belirtiriz.
Gelen kutunuza pratik BT bilgisi
Yönetim, güvenlik ve çalışma alanı üzerine yeni rehberler; işi yapanlar tarafından yazılıyor. Satış dili yok, abonelikten tek tıkla çıkabilirsiniz.