Wat mag IT kosten per medewerker?
IT-budgetten tussen organisaties vergelijken is lastig omdat niemand hetzelfde meetelt. De bruikbare vraag is niet wat anderen uitgeven, maar of jouw eigen getal alles bevat wat erin hoort.
Er is geen bruikbaar richtbedrag, want geen twee organisaties tellen dezelfde dingen mee. Wat er wel is, is een lijst onderdelen die in een compleet budget horen: de werkplek, licenties, connectiviteit en infrastructuur, support, beveiliging en continuïteit, en een deel projectwerk.
Drie factoren verschuiven het totaal meer dan wat ook: hoeveel uren je gedekt wilt hebben, hoeveel locaties je draait, en hoe gereguleerd je sector is. Dekkingsuren alleen al zijn de grootste enkele variabele.
Vier posten ontbreken in vrijwel elk budget dat wij nakijken: prepareren en afvoeren van apparatuur, licentiegroei als de bezetting stijgt, de kosten van een openstaande vacature, en een vervangingsreserve voor apparatuur die het einde nadert.
Waarom er geen bruikbare richtlijn is
Gepubliceerde IT-uitgaven zijn meestal een percentage van de omzet, en dat is voor vergelijking vrijwel onbruikbaar. Een groothandel met hoge omzet en veertig medewerkers en een adviesbureau met lagere omzet en dezelfde veertig medewerkers zien er op die maatstaf totaal verschillend uit en hebben vrijwel identieke IT-behoeften.
Kosten per medewerker per maand is een betere eenheid, want IT-kosten schalen veel meer met mensen dan met omzet. Ook dat is niet perfect, want organisaties zijn het oneens over wat er in het getal hoort, en dat is de echte reden dat vergelijkingen mislukken.
De zes onderdelen van een compleet budget
| Onderdeel | Gewicht | Wat het dekt |
|---|---|---|
| Werkplek | Zwaar | Apparaat, dock, monitor, prepareren, supporturen en gecertificeerde afvoer |
| Licenties | Zwaar, en stijgend | Productiviteit, beveiliging en beheer, groeit automatisch mee met de bezetting |
| Infrastructuur | Zwaar | Netwerk, connectiviteit, cloud en hosting. Meerdere locaties wegen hier het zwaarst |
| Support | Middel tot zwaar | Servicedesk en managed IT. Dekkingsuren bepalen waar je in die band uitkomt |
| Beveiliging en continuïteit | Middel | Back-up, monitoring en tooling. Gereguleerde sectoren dragen meer |
| Projecten en verandering | Licht, gemiddeld | Migraties, uitrollen en verbeteringen, uitgesmeerd over het jaar |
Een budget dat merkbaar lichter is, sluit meestal iets uit in plaats van iets te bereiken. De meest voorkomende uitsluitingen zijn projecten, afvoer, en de interne uren die mensen aan IT besteden terwijl hun functietitel iets anders zegt.
Wat het bedrag het meest beweegt
- Dekkingsuren. Support uitbreiden naar avonden en weekenden voegt vijftig tot tachtig procent toe aan de supportregel. Het is de grootste variabele.
- Aantal locaties. Omgevingen met meerdere vestigingen hebben redundante verbindingen, beheer op afstand en reistijd nodig. Een tweede locatie kost meer dan de helft van een eerste.
- Regulering. Sectoren met een verantwoordingsplicht dragen extra logging-, rapportage- en auditkosten die een zakelijk dienstverlener niet heeft.
- Apparaatprofiel. Een personeelsbestand op workstations kost ongeveer het dubbele van een personeelsbestand op standaardlaptops.
- Verouderde applicaties. Een applicatie die niet naar de cloud kan, houdt soms een hele serveromgeving in leven, en dat zie je terug in de infrastructuurregel.
De vier posten die meestal ontbreken
Als we een budget nakijken, komen steeds dezelfde gaten terug.
Prepareren en afvoeren. Budgetten bevatten de aanschafprijs van een apparaat en niets over de uren voordat het bij een gebruiker komt of de gecertificeerde afvoer erna. Dat is een kwart tot een derde van de werkelijke levensduurkosten, uiteengezet in van inkoop tot afvoer.
Licentiegroei. De bezetting stijgt en licenties volgen automatisch, maar het budget is vastgesteld op de telling van vorig jaar. Het is de meest voorkomende overschrijding en de makkelijkst te voorspellen.
De kosten van een openstaande vacature. Vier tot zes maanden werk dat niet gebeurt is een echte kostenpost die nooit als regel verschijnt. De vergelijking staat in detacheren of werven.
Een vervangingsreserve. Apparatuur bereikt het einde van zijn levensduur op een schema dat je kunt voorspellen. Daar jaarlijks voor begroten voorkomt het jaar waarin drie dingen tegelijk vervangen moeten worden.
Waar goedkoop duur wordt
Drie besparingen kosten betrouwbaar meer dan ze opleveren. De garantieverlenging overslaan, waardoor een storing op een laptop van drie jaar een aankoop wordt in plaats van een reparatie. Apparaten een jaar langer doorgebruiken dan de cyclus, waardoor de supportdesk de storingen opvangt. En elk kwartaal kopen wat het goedkoopst is, waardoor de omgeving versnippert en elke supportmelding langer duurt.
Geen van drieen verschijnt als overschrijding. Ze verschijnen als een supportdesk die meer kost dan zou moeten, en dat is veel lastiger toe te wijzen.
Hoe je je eigen getal opbouwt
Gebruik de lijst hierboven als checklist en niet als richtlijn. Bereken je eigen getal met alle onderdelen erin, en kijk daarna naar de samenstelling in plaats van naar het totaal. Is een onderdeel merkbaar licht, vraag dan waarom. Soms is het antwoord efficiëntie. Vaker is het antwoord dat de kosten bestaan en ergens anders zitten, meestal in de uren van mensen die voor iets anders zijn aangenomen.
Wij publiceren bewust geen tarieven, want een bedrag zonder jouw dekkingsuren, jouw aantal locaties en jouw bestaande omgeving erin is een getal waar je niets aan hebt. Wil je het bedrag voor je eigen organisatie, vraag dan een offerte aan en je hebt er binnen vijf werkdagen een op papier.
Hoe wij dat daarna elke maand zichtbaar houden staat onder service governance, en de onafhankelijke blik op waar je vervolgens aan uitgeeft onder IT-consultancy.
Vragen die we hierover krijgen
Wat financieel verantwoordelijken vragen bij het opstellen van een IT-budget.
Wat is een normaal IT-budget per medewerker?
Er is geen eerlijk enkel getal, want organisaties tellen verschillende dingen mee. Wat wel vergelijkbaar is, is de samenstelling: een compleet budget draagt de werkplek, licenties, infrastructuur, support, beveiliging en continuïteit, en een deel projectwerk. Leg die zes naast die van jou, en het verschil zegt meer dan welke richtlijn ook.
Is een percentage van de omzet een bruikbare maatstaf?
Niet echt. IT-kosten schalen veel meer met het aantal medewerkers dan met omzet, dus twee organisaties met evenveel personeel en heel andere omzet zien er op die maatstaf totaal verschillend uit terwijl ze vrijwel identieke IT nodig hebben. Kosten per medewerker is de eerlijkere eenheid.
Wat ontbreekt er meestal in een IT-budget?
Vier dingen: prepareren en afvoeren van apparatuur, licentiegroei als de bezetting stijgt, de kosten van een vacature die openstaat, en een vervangingsreserve voor apparatuur die het einde nadert. Alle vier zijn voorspelbaar en alle vier worden ze regelmatig weggelaten.
Waar kunnen we veilig minder uitgeven?
Aan dekkingsuren die je niet nodig hebt, aan apparaatspecificaties boven wat het werk vraagt, en aan tooling die niemand tijd heeft om te bedienen. Niet aan garantieverlenging, niet aan back-up, en niet aan het uniform houden van de omgeving, want die drie kosten betrouwbaar meer zodra je erop bezuinigt.
Waar dit bij ons terechtkomt
Wat er achter het budget zit.
Wil je dit voor je eigen locaties laten bekijken?
Een half uur bellen is meestal genoeg om te weten of wij de juiste partij zijn, en we zeggen het als we dat niet zijn.